Vous vous apprêtez à organiser un événement, un séminaire, une réunion de travail, ou encore la présentation d'un nouveau produit ? Le choix du lieu est crucial, c’est même la première pierre à l'édifice d'un événement professionnel inoubliable.
1. Donner du sens au choix du lieu
Le choix du lieu doit tenir compte de l'offre proposée et de votre brief : traiteur, emplacement, style, budget, etc. Il faut surtout pouvoir donner du sens à ce choix. Par exemple, pour une entreprise dont les collaborateurs ont pour cadre quotidien la région parisienne, le choix d'un lieu proche de la mer prend tout son sens. Le maître-mot en la matière étant celui de dépaysement. Pour cela, nul besoin de prendre l'avion et d'effectuer des milliers de kilomètres. La France regorge de sites atypiques, qu'il est possible d'atteindre rapidement pour surprendre vos équipes.
2. Choisir une salle de réunion modulable :
Pour votre formation, votre meet-up, optez pour une solution flexible et clé-en-main.
Le choix de la salle de séminaire dépend tout particulièrement du nombre de participants, mais aussi de l'objectif de ce rassemblement. Ainsi, différents critères sont à prendre en compte afin de faire le meilleur choix pour sa réunion. Diverses dispositions sont à privilégier en fonction de l'objectif du rassemblement. Les plus courant sont :
• En théâtre
• En U
• En classe
• Cocktail
Chez Senssi nous vous proposons un espace qui peut s’adapter à vos besoins. Il sera idéal pour vos diverses occasions : un webinar, un entretien de groupe, une formation professionnelle, une table ronde, un comex ou un codir etc.
Vous pouvez également visiter le lieu de réunion avant l’organisation de votre événement pour s’assurer qu’il vous convient ou organiser une visioconférence.
3. Une salle toute équipée :
Soyez bien attentif aux équipements proposés au moment de la réservation. Une fois sur place, le jour J, il sera trop tard pour découvrir que la salle de réunion n'est pas équipée de vidéo-projecteur, que le nombre de tables et de chaises est insuffisant ou encore que la grande salle n'est pas sonorisée. Il est impératif que vos convives se sentent bien.
Certains détails vous aideront à vous sentir “comme à la maison” et donneront une ambiance conviviale et chaleureuse à votre événement. Il est fortement recommandé de choisir une salle en rez-de-chaussée, climatisée, avec la lumière du jour.
Il est impératif que votre salle de réunion bénéficie de certains équipements:
• Tableau blanc
• Paper-board
• Lumière naturelle
• Vidéoprojecteur
• Connexion Wifi haut débit
• Matériel pour la visioconférence
• Cafétière pour la pause-café
• Micros
4. Options de restauration sur place :
Avoir la possibilité de déjeuner sur place est un atout majeur si vous organisez une réunion ou une formation d’une journée ou d’une demi-journée.
Pour gagner du temps et ainsi gagner en productivité nous vous conseillons de vous restaurer sur place.
De nombreuses options sont à votre disposition : buffet dinatoire, plateaux-repas ou pièces cocktails
Pensez bien à demander les régimes particuliers de chacun pour éviter tout mécontentement.
5. “No parking, No business”
Plus vous avez de participants, plus la question du stationnement devient critique, alors assurez-vous qu'il y a suffisamment de place à l'avance pour tout le monde.
Si un parking est situé à moins de 300 mètres de votre événement, la majorité de vos convives se rendront à celui-ci pour gagner du temps.
Ce point mérite d'être pris en considération et peut contribuer à accroître la satisfaction des participants et garantir le succès de votre événement.
L'équipe Senssi