Rien de pire que d’assister à une réunion mal préparée, sans ordre du jour. Si elle est mal animée, on peut facilement ressortir de la salle de conférence en ayant très peu avancé et en n’ayant pas ou peu d’actions à entreprendre lors des prochaines réunions de travail.
Animer des réceptions professionnelles est une compétence essentielle pour un chef de projet car c’est son rôle. Au-delà du charisme et des compétences de communication, il y a des principes simples à mettre en place pour garantir que votre réunion d affaires, votre meeting, vos sessions de formation, team-building ou votre séminaire d entreprise soit efficace et productif, le tout dans une ambiance cosy et intimiste.
Comment organiser une réunion
Pour organiser une réunion, il y a inéluctablement du travail en amont, peu importe le type de réunion, la préparation nécessite des actions de votre part (présentations Power Point, brainstorming, choix des configurations des espaces de travail).
Préparer des réunions et séminaires ce n’est pas juste envoyer un mail à 10 personnes en disant “on se réunit tel jour à telle heure”. Avant d’organiser une rencontre professionnelle, il est primordial de définir un ou des objectifs à la journée d étude, autrement dit un ordre du jour.
Un ordre du jour permet de se fixer un objectif, de gagner du temps et de savoir pourquoi on se réunit et quel(s) problème(s) on doit résoudre.
Définir le nombre de participants et la durée
Avant de songer à la location de salles pour : un cocktail, une plénière, un afterwork ou simplement une réunion de travail, il est essentiel de définir le nombre de convives pour optimiser la capacité d'accueil (nombre de personnes assises autour de la table de réunion), la superficie de votre salle; et également la durée de l’événement.
Sachez que plus votre réunion est courte, mieux c’est. Si vous devez déplacer des personnes venant d’autres agences, d’autre villes, et que l’intérêt est minime, il est possible d organiser des conférences hybrides, en visioconférence. Pour cela, il suffit simplement de louer une salle de réunion équipée d’un accès internet haut-débit et d’un système de visioconférence avec micros. Pour ce type d’événement hybride, penser aux solutions flexibles sur demande comme, la location de salle de réunions équipées, à l’heure, à la demi-journée ou à la journée.
Un Lieu idéalement situé
Il faut maintenant choisir le cadre idéal pour votre réunion, et cette étape est souvent bien complexe pour les novices en la matière. La localisation des espaces est la question la plus importante. Le temps de trajet, les transports, l’accès, l'accessibilité (rez-de-chaussée ou en étage), tous ces points sont à prendre en considération.
Qu’il s’agisse d’une conférence de presse, d’un cocktail avec traiteur, d’un comité de direction, d’une formation, soyez créatif et n’hésitez pas à sortir des sentiers battus pour que l’on se rappelle de votre événement : loft avec lumière du jour, appartement lounge, bureaux à partager, auditorium, cloître, lieu atypique pour un shooting photo, salles de réunions avec un amphithéâtre, atelier d'artiste, centre des congrès, grande salle de conférences, espace de coworking privatisable et modulable ou encore un showroom ambiance western pour faire un lancement de produit original.
Choisir la méthode d’animation pour se réunir
Les techniques traditionnellement les plus utilisées en réunion sont l'exposé, le tour de table et la question à la cantonade. Or, l'aisance à prendre la parole en groupe n'est pas la même pour tous. Résultat : un petit nombre de personnes participe activement aux échanges. Les autres écoutent en silence ou pensent à autre chose s'ils ne se sentent pas concernés.
Les techniques d'animation productive visent une expression plus équitable et plus active des participants. Elles permettent de cadrer des débats souvent chronophages et de bénéficier de la richesse des idées de chacun.
Méthode de l'anticipation - Pour avoir un maximum de contenu, vous pouvez avant la réunion aller voir vos interlocuteurs en leur demandant : “ Quel est l’objectif à atteindre selon toi ? Qu’est-ce que tu as à dire ? Est-ce que tu as des éléments à apporter ? Quel élément concret va-t-on avoir besoin pour traiter ce problème ?”.
L’objectif est d’inclure chaque personne pour qu’elle se sente concerné par l’événement, et ainsi qu’elle prépare des éléments avant de venir en réunion afin d’optimiser les discussions et ainsi la prise de décision.
Arriver quelques minutes avance
Même si cela semble évident, il est impératif que le chef de projet arrive le premier. C’est lui qui organise la réunion, c’est donc à lui d’arriver quelques minutes en avance pour vérifier l’agencement, que l’on a les moyens de travailler dans cette salle, vérifier la connexion au vidéoprojecteur et la sonorisation, l’accès wifi, vérifier que l’ordinateur est correctement branché, en bref qu’un élément ne perturbe le bon fonctionnement de la rencontre.
Commencer la réunion à l’heure
Il y a une légende urbaine comme quoi les rendez-vous professionnels commencent toujours en retard et finissent toujours en retard : « la réunion d’avant s’est terminée en retard », « on n’a pas trouvé la salle », « je finissais ma pause-café », …
Et donc, partant du principe général que toute réunion commence en retard, les personnes arrivent par conséquent en retard à la réunion. Le fameux “quart d'heure de courtoisie” accordé aux retardataires est donc presque devenu culturel.
C'est pourquoi, pour toutes les formations ou séminaires, transmettez les bonnes pratiques avec le sourire. En amont de la rencontre, un accueil est systématiquement proposé quinze minutes avant. Le planning est annoncé de façon explicite pour que l’événement débute à une heure précise, quoi qu'il arrive et sans exception.
Rappeler les objectifs des dernières réunions
N’hésitez pas à revenir sur les conclusions d’une réunion précédente, et à lister toutes les actions menées. Vous pouvez faire un tour de table rapide pour demander aux collaborateurs comment ils ont mené leurs actions.
Donner les règles du jeu
Quelques exemples concrets pour cadrer votre réunion : A quelle heure commence la réunion et à quelle heure elle se termine ? Est-ce qu’il y aura des pauses café? Demander aux personnes d' éteindre leurs ordinateurs, de ranger leur téléphone, sauf qu’ils attendent un appel extrêmement urgent. N’hésitez pas à le faire avec un peu d’humour, on peut en principe se passer de son téléphone portable pendant une heure pour contribuer à la réussite d’une réunion.
Organiser la prise de parole selon vos besoins
Allez-vous interroger des personnes en particulier ? Est-ce que vous allez faire un tour de table ?Ou alors allez-vous poser des questions et laisser les personnes interagir. L’objectif est de varier les interactions pour que les équipes osent prendre la parole, et répondent aux questions de manière spontanée.
L' animation
Le chef de projet n’est pas là pour mobiliser la parole. Cependant, il ne doit pas hésiter à questionner et ensuite à distribuer la parole en nommant les collaborateurs pour s’assurer que tout le monde s’exprime.
Si vous laissez l’équipe s’exprimer spontanément, le rôle de chef de projet est de reprendre la main, de reformuler ou encore de confirmer que l’assistance est d'accord avec les points.
Lister éventuellement les questions en suspens, et prévoyez un Paper Board, un tableau blanc ou un projecteur sur lequel vous allez montrer que vous prenez en compte chaque remarque pertinente. Enfin, éviter au maximum les digressions et faites en sorte de vous recentrer sur l’objectif fixé.
Les éléments perturbateurs
Il arrive fréquemment lors d’une réunion que des personnes mobilisent la parole systématiquement et s’expriment en discontinu et d’autres soient complètement silencieuses. Il est donc important d’avoir un temps de parole équitable, que tout le monde puisse s’exprimer . Le chef de projet peut tout à fait proposer de reformuler ou de synthétiser - exemple “ Est-ce que vous êtes bien d’accord avec Vincent ? Je voudrais donner la parole à telle personne qui ne sait pas encore s'exprimée".
Enfin, il peut y avoir des personnes qui vont bavarder. N’hésitez pas à leur rappeler que les conversations se font en collectif, surtout lorsque ces dernières parlent du sujet en cours.
Conclure précisément pour une réunion efficace
Rien de pire que de sortir d’une réunion et de n’avoir rien compris. Pour parer à cela, la solution réside dans une conclusion de réunion précise. L’objectif est de synthétiser verbalement dans le dernier quart d’heure de réunion les échanges et de résumer les objectifs à poursuivre. Une autre également, tout aussi efficace et qui peut se cumuler avec la première, est d’envoyer en quelques clics un mail à chaque participant un compte rendu de réunion.
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