Une entreprise ne dispose pas forcément d’une salle de réunion adaptée. En effet, elle possède peut-être une mais par exemple, sa capacité ne convient pas toujours au nombre de participants. C’est l’une des nombreuses raisons qui poussent une société à louer une salle de réunion. Dans cet article, nous allons répondre à la question : pourquoi louer une salle de réunion.
Les raisons de louer une salle de réunion
Outre le besoin d’espace, il existe une multitude de raisons qui vous poussent à louer une salle de conférence. En effet, il est rare qu’une location de salle ne soit pas équipée de matériels comme le wifi, le vidéoprojecteur, … Des outils essentiels pour travailler dans de bonnes conditions.
Prédisposition de matériel
Toutes les salles de réunion en location sont équipées de matériels. Les loueurs fournissent déjà les tables, les chaises, les moniteurs et bien d’autres encore. Selon certaines conditions, il est possible d’obtenir une connexion wifi internet haut débit, un vidéoprojecteur, et bien d’autres encore. Bien évidemment, cela dépend de l’offre que vous aurez choisie.
Les salles de conférence disposent également de toutes les commodités et les équipements sont ajustables sur demande. Par exemple, pour le cas d’un séminaire résidentiel, il est possible de louer à la fois l’hébergement et les espaces de réunion.
Un cadre qui sort du quotidien
Quand vous louez une salle de réunion, vous changez immédiatement d’environnement. Même si le cadre est toujours d’ordre professionnel. Le fait de ne pas se rendre dans vos locaux change votre routine, votre quotidien. Cela permet d’apporter un peu de nouveau dans votre vie professionnelle et celle de vos collaborateurs.
Pour le cas d’un séminaire, tout change. En effet, lorsqu’on organise ce genre d’événement, les équipes sortent du cadre de travail ordinaire. Entre les déjeuners et les déplacements, ainsi que les éventuelles activités, cela apporte de nouvelles perspectives et une nouvelle dynamique de travail. Pour immortaliser ce type d’événement, il ne faut pas hésiter à proposer à vos collaborateurs une séance de shooting ou un photobooth.
Améliorer la collaboration
Le but principal d’un team building est d’augmenter la cohésion d’un groupe. Mais pour y parvenir, il est souvent nécessaire de procéder à une location de salle de réunion. Vous pouvez choisir un espace de coworking ou aller vers une toute autre destination comme un centre d’affaires, ou un espace atypique comme Senssi.
En revenant du séminaire, il est certain que les liens entre les équipes seront plus intenses, et permettront ainsi une meilleure collaboration au quotidien. En effet, durant cette période, vous pouvez faire le point sur la situation de votre entreprise. C’est aussi l’occasion de lancer un nouveau produit et d’élaborer la stratégie à adopter. En sortant du cadre habituel de travail, les participants sont plus réceptifs et force de proposition.
Ajouter de la valeur aux rendez-vous professionnels
La location de salle de réunion ne sert pas qu’à faire le point sur l’entreprise. Elle peut aussi vous être utile pour vos rendez-vous avec vos clients, une sorte de terrain neutre pour optimiser cette rencontre. En bref, trouver la bonne salle afin d’apporter de la valeur ajoutée pour que votre rendez-vous se passe à merveille.
Les grands groupes, grandes entreprises peuvent aussi procéder à une location pour leurs rendez-vous professionnels. En effet, pour certaines structures, il est préférable que vos partenaires ne voient pas vos locaux. Ils peuvent être bruyants comme pour le cas d’un centre d’appel ou d’une usine industrielle. Il est également préférable de procéder à la location d’une salle pour une séance de coaching.
Espace de travail dédié
Les salles de conférence en location vous proposent également un certain privilège. En effet, elles vous proposent un environnement à la fois modulable et de bon standing. Entre tous les loueurs, il existe une compétition qui les pousse à toujours proposer le meilleur pour leurs clients.
Vous bénéficierez ainsi d’un espace de travail qui exprime toute l’expertise de votre firme. De plus, vous aurez la bonne superficie avec les bons équipements. La disposition de la salle est déjà faite à l’avance par une équipe qui prend en compte vos besoins. Dans certains cas, il est même possible de bénéficier d’un service traiteur avec des saveurs gastronomiques variées pour un cocktail ou bien de plateaux-repas. Vous disposerez également d’une certaine sérénité dans un espace très convivial.
Comment trouver sa salle de réunion ?
Est-ce que vous êtes maintenant convaincu de louer une salle pour votre réunion de travail ? Sachez qu’il est nécessaire de savoir la choisir selon vos besoins et votre budget. Il est également indispensable de miser sur la qualité pour impressionner vos partenaires et vos équipes pour une meilleure collaboration pour l’avenir.
Prendre en compte votre budget et vos besoins
Le premier critère que vous devez définir avant de choisir une salle de meeting est vos besoins. En effet, c’est en fonction de vos objectifs que les paramètres de la salle seront définis. Pour le cas d’un team building, il est nécessaire de :
Transporter les collaborateurs jusqu’à la salle,
Prendre en compte les hébergements,
Définir les activités à faire sur place,
Et bien d’autres encore.
Ce critère régit le budget que vous allez allouer à votre réunion. Vous pouvez comparer les prix, mais en général, un séminaire est plus onéreux qu’une simple conférence. Les salles modulables sont plus adéquates afin d’adapter votre budget à vos besoins. En effet, il est possible de les louer pour une demi-journée, le temps de terminer votre rendez-vous.
Définir la localisation de la salle de réunion
La localisation est aussi définie en fonction de vos besoins. Pour un rendez-vous, vous pouvez opter pour un open-space qui se situe à proximité de vos locaux. Mais pour un séminaire, vous opterez plutôt pour un environnement atypique. Les meilleures destinations du moment sont Marseille, Lyon, Paris, Bordeaux. Laissez votre imagination, votre créativité vous donner une idée ! Vous pouvez vous rendre en ville ou en campagne selon vos désirs.
Pour un séminaire, il est possible de choisir des lieux insolites comme une salle de classe, ou un musée comme le MUCEM et bien d’autres encore. Faites en sorte de choisir un espace de réunion qui sort de l’ordinaire. Mais veillez à ce que l’audio et vidéo soient au top.
Trouver une salle avec du cachet et équipée
Vous pouvez penser qu’un simple espace de co-working suffira pour vos réunions à venir, mais assurez-vous d’avoir une connexion wifi. Cependant, pensez en priorité à votre image de marque. Vous devez prouver à vos clients et à vos collaborateurs que vous êtes à la hauteur de leurs attentes. Il est donc nécessaire d’opter pour des centres d’affaires ou des espaces atypiques stylés et de haut standing.
Vous pouvez bénéficier de certains avantages comme des boissons chaudes, des petits-déjeuners et bien d’autres encore. Vous pouvez aussi disposer d’un assortiment de meubles cosy, d’un espace lounge, de wifi gratuit.
Prendre en compte le nombre de participants
C’est le critère le plus important pour organiser une réunion. En effet, vous devez prendre conscience :
Du nombre de personnes assises
De la disponibilité des participants (lundi au vendredi ou week-end),
Du nombre de couchages,
Ainsi que des repas.
Il est dans votre intérêt de solliciter le service d’un organisateur de séminaire pour ne pas être débordé par les événements et la gestion. Nul besoin d’un amphithéâtre, sauf si vous organisez une visioconférence avec un grand nombre d’auditeurs.
Pour conclure, la location de salle de réunion vous donne la possibilité d’étaler vos compétences auprès de vos clients. En disposant d’équipements comme d’une vidéoprotection, d’une bonne sonorisation et de la bonne superficie, vous pouvez affirmer votre position dans votre milieu. Mais la location de salle de séminaire lumineuse vous permet également de mener à bien votre projet de cohésion de groupe. À la fin du meeting, n’oubliez pas d’organiser un afterwork pour soulager les participants.