Un séminaire est un levier important de communication pour l’entreprise. Ce type de rencontre ne nécessite pas d’être d’une grande envergure et peut s’adapter à la taille et aux moyens financiers de l’entreprise.
Il convient donc de ne pas sous-estimer l’importance des séminaires dans sa stratégie interne.
Pourquoi organiser une réunion ou un séminaire après les vacances ?
Les vacances n’ont pas commencé pour certains que la rentrée approche déjà..! Nous sommes début août et les rayons de certains supermarchés se remplissent de fournitures scolaires. C’est un signe qui ne trompe pas! La rentrée se prépare maintenant, il en est de même pour votre activité professionnelle.
Les vacances sont essentielles pour récupérer, se détendre et ne pas penser au travail.
Cependant il ne faut pas louper le train en marche et il est important de le faire savoir à votre équipe et à vos collaborateurs. L’idée d’une réunion ou d’un séminaire peut s'avérer bénéfique pour vous car il permet de fixer un cadre de travail et de se réunir pour des retrouvailles en dehors de votre cadre habituel.
L’occasion de faire un team building
Beaucoup de personnes se posent la question de l'intérêt d’un séminaire en présentiel après 2 années rythmées par la crise sanitaire et des réunions en visioconférence. Nombre de personnes ont perdu la motivation car ils ne voyaient plus personne en dehors des heures de travail. Le distanciel et le télétravail était devenu une norme et il paraît essentiel aujourd’hui de recréer du lien dans votre équipe. Pour rompre le mauvais sort, nous vous conseillons vivement d’organiser un séminaire, bien entendu en dehors de vos locaux.
Il existe différents types de séminaire:
•séminaire de team building
•séminaire commercial
•séminaire d’intégration
•séminaire de motivation
Une réunion d’équipe pour fixer les objectifs
Vous souhaitez dépasser vos objectifs, faites le savoir à votre équipe.
Créer du lien dans une équipe est essentiel “tout seul on va plus vite, ensemble on va plus loin”.
Il nous semble essentiel que l’équipe se sente investie d’un projet commun et que l’ensemble des collaborateurs soient a minima écoutés pour faire un feed-back sur les éventuels points à améliorer et que l’entreprise soit dans une démarche de valorisation de la parole et favorise les initiatives de groupes.
Renforcer la cohésion d’équipe
Remercier vos collaborateurs et les nouveaux arrivants c’est important.
Si vous en êtes là où vous en êtes aujourd’hui, il se peut que ce se soit grâce à l’un de vos collaborateurs ou à votre équipe. La reconnaissance est primordiale lorsque l’on travaille en en groupe.
Pour remercier vos collaborateurs vous pouvez organiser un séminaire à l’étranger.
Cette option est intéressante car les nouveaux membres de votre entreprise feront connaissance en dehors des cadres habituels, cependant elle demande des moyens financiers et logistiques conséquents.
Nos recommandations pour réussir votre réunion/séminaire
• Il est important de choisir une date disponible
La meilleure période pour organiser son séminaire d’entreprise dépend de la disponibilité des personnes concernées et des impératifs de l’entreprise.
On évite d’organiser un événement d’entreprise tel que l’anniversaire de la société juste avant la clôture du bilan comptable ou pendant les vacances estivales.
• Quels sont les objectifs de votre séminaire
L’objectif principal est de fédérer un groupe mais il permet aussi de mettre en place de nouvelles idées, d’échanger en différent pôle, créer une nouvelle équipe ou encore d’intégrer les nouveaux arrivants
• Choisir un bon traiteur
Il faut être vigilant sur l’ensemble des prestations proposées, à savoir le petit-déjeuner, les pauses, le déjeuner, les boissons et éventuellement le cocktail de clôture. Assurez-vous également que votre traiteur s’adapte à la saison. S’il vous propose une tarte aux fraises en plein hiver vous pouvez être assurés qu’il utilise des produits congelés/surgelés. Par ailleurs, assurez-vous qu’il
s’adapte aux contraintes alimentaires de vos convives (allergies, intolérances, sans gluten, végétarien…) et vous propose des alternatives soit en adaptant le menu pour tous.
• Définir à l’avance le nombre de participants pour la capacité de la salle
• Définir également une enveloppe budgétaire :
En règle générale, le coût comprend la mise à disposition de la salle de réunion, le matériel, les blocs-notes et les eaux. Soyez attentifs aux éventuelles options qui s'avéreraient payantes. Pour vous aider, demandez des devis à plusieurs lieux.
Enfin, si vous souhaitez organiser un séminaire d’entreprise dans un cadre prestigieux, vous pourrez plus facilement bénéficier de tarifs attractifs en basse saison touristique. Effet garanti !
• Organiser votre séminaire avec des activités
Chacun d’entre vous recherche à fédérer son équipe, améliorer sa cohésion, renforcer le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Le mieux est d’organiser une activité teambuilding pour que votre séminaire d’entreprise soit un succès.
Encore faut-il trouver LA bonne animation. Voici quelques idées : Animations sportives (Course d’orientation à vélo, trotinette electrique, tir à l’arc, pétanque, voilier), activités oenotouristiques, sensations fortes (sports mécaniques, montgolfière), team building culturel (visite d’un château, musée, rally touristique dans une ville).
• Choisissez une formule clé en main, flexible et modulable
• Optez pour salle équipée avec la lumière du jour
un vidéoprojecteur, un écran de projection, visioconférence, micros, wifi, sonorisation, micro, paperboard, stylos, post-it…
En fin séminaire, conclure par des objectifs
Au-delà du côté fun du séminaire, il est primordial de se fixer des objectifs à court et à long terme à la fin de votre événement.
Un objectif à court terme est un objectif applicable pendant une certaine période, par exemple jusqu’à la semaine ou le mois prochain, ou le prochain semestre. Ces objectifs font souvent office d’étapes intermédiaires à des objectifs majeurs. Ils sont donc généralement plus simples à atteindre.
L’objectif à long terme, lui, représente votre but ultime, votre étoile du Berger.
Évaluer les bienfaits de votre séminaire sur le long terme
C’est le moment du bilan. Comparez les objectifs de départ, passez en revue les activités réalisées et les échanges que vous avez eu lors de votre séminaire et leurs effets sur le long terme.
Évaluer les améliorations :
• L’équipe est-elle plus soudée qu'avant l’événement ?
• Les nouvelles recrues se sont-elles intégrées plus vite ?
• Quel a été le moment fort de votre séminaire ?
• Qu’est-ce qui a beaucoup plu ?
• Qu’est-ce qui n’a pas marché ? Pourquoi ?
etc.
Pour vous aider à recueillir les impressions, il est incontournable de sonder l'équipe : mettez en place un sondage anonyme, avec une boîte à idées, et des champs libres pour vous améliorer.