Vous avez décidé d'organiser un événement clé-en-main: une conférence !
En tant qu’organisateur, vous devriez commencer à planifier la conférence au moins six mois avant la date. Pour une conférence plus importante, la planification peut même commencer un an à l'avance.
Vous devez avoir un million de questions en tête. Par où commencer ? Comment trouver les bons orateurs à inviter ? Quel lieu répondra le mieux à vos besoins ?
Ne pas s'inquiéter, nous allons vous donner les ficelles pour organiser votre événement.
En vérité, même si l'organisation d'une conférence est une mission exigeante, vous n'êtes pas le premier à y faire face. Il faut suivre quelques étapes précises.
Étape 1 : Décidez d'un thème
Chaque grande conférence a besoin d'un thème. Quel est le message fédérateur que vos conférenciers délivreront et quelle est la principale conclusion pour les participants à la conférence ?
Les meilleurs thèmes sont accrocheurs et déclenchent une réponse émotionnelle. Vous voulez que la conférence inspire et stimule la conversation. Votre thème doit permettre cela.
Par exemple, « Plus fort en équipe » est probablement un meilleur thème que « Améliorer l'efficacité grâce à une collaboration accrue ».
Le thème est plus qu'un simple cri de ralliement pour tous les participants; il guidera également votre image de marque et le ton que vous avez envie d'insuffler.
Étape 2 : Rassemblez votre équipe
Il y a de fortes chances que vous n'organisiez pas toute une conférence tout seul.
Vous aurez besoin d'une équipe de personnes dédiées pour assumer la responsabilité des différents aspects de la planification, des négociations et de la promotion. Votre équipe de base comprendra probablement :
Équipe de planification : choix du lieu de la conférence, hébergement, activités, restauration.
Équipe administrative : budgétisation, inscription des participants, vente de billets. Cette équipe/personne sera également le point de contact principal pour les questions liées à la conférence.
Équipe marketing : contacter les médias, créer du matériel promotionnel, gérer votre site Web, votre blog et vos activités sur les réseaux sociaux.
Équipe des parrainages : responsable de la recherche de sponsors,relations presse, des demandes de subventions et de la collecte de fonds. (Uniquement pertinent pour les conférences qui dépendent de sources de financement externes. Évidemment)
Bénévoles : Aide à toutes les activités sur place le jour de la conférence : gestion des portes, numérisation des billets, suivi de la liste des invités, tenue de la garde-robe, guidage des personnes, etc.
Votre tâche principale sera de coordonner l'équipe, de définir les priorités et de déléguer les tâches.
Étape 3 : Préparer un budget
Que votre conférence soit financée par des sponsors ou non, vous devrez établir un budget. Vous devez savoir où votre argent est gagné et dépensé.
Avoir un budget vous aidera également à fixer le prix de participation à la conférence. Voici les éléments les plus courants pour lesquels vous voudrez budgétiser :
Lieu (location de salle, salle de réunion, lieu d’exhibition, amphithéâtre, salle d’expo, ERP…)
Logement (hôtel, …)
Transport
Restauration (petit-déjeuner, service traiteur, apéritif, dîners)
Honoraires des conférenciers
Activités et animations (team building, incentive, rallye)
Commercialisation
Membres de l'équipe
Préparer un budget avec des estimations réalistes sera également utile lors de la recherche de lieux et de la négociation de contrats.
Étape 4 : Trouver des sponsors et des subventions [facultatif]
Si vous financez la conférence par vous-même et que vous ne recherchez pas de sources de revenus externes, vous pouvez ignorer cette étape en toute sécurité.
Sinon, vous aurez envie de chercher des sponsors ou d'organiser des collectes de fonds. L'essentiel à garder à l'esprit est que les sponsors et leurs valeurs doivent s'aligner sur le thème de votre conférence. (Voulez-vous que McDonald's parraine votre une réunion professionnelle sur les régimes ?”)
Commencez par trouver des sponsors qui financent des événements similaires ou sont généralement associés aux thèmes principaux de votre conférence.
Décidez dans quelle mesure les sponsors doivent avoir leur mot à dire sur le déroulement de la conférence. Par exemple, autorisez-vous leur image de marque et leur logo sur chaque pièce d'équipement ?
N'oubliez pas, il s'agit d'un juste équilibre entre obtenir un financement et sacrifier l'intégrité de votre conférence.
Étape 5 : Fixez la date de votre événement
Il est maintenant temps de décider quand votre conférence aura lieu. Comme indiqué, cette date devrait se situer entre six mois et un an à l'avance.
Vous devez également savoir combien de temps durera la conférence. Le consensus suggère qu'une conférence avec environ 300 participants demande deux jours complets. Des conférences plus importantes et plus approfondies peuvent durer encore plus longtemps.
Voici quelques bonnes règles de base à garder à l'esprit :
Choisissez une date qui n'entre pas en conflit avec d'autres événements majeurs comme les festivals. Les événements à l'échelle de la ville rendent les réservations de vols plus coûteuses et entravent généralement le transport vers et depuis la conférence. De plus, vous ne voulez pas que votre conférence rivalise d'attention avec de grands événements.
Évitez les périodes de vacances d'été et d'hiver où les gens ont tendance à partir en vacances. Il est préférable de viser une date entre mi-mars et fin juin ou entre début septembre et fin novembre.
Ne planifiez jamais une conférence pendant le week-end. Pour la plupart des participants, assister à une conférence fait partie de leur travail, alors planifiez-le pendant la semaine de travail.
Essayez de viser la fin de la semaine, afin que les participants en déplacement aient la possibilité de rester et de faire du tourisme pendant leur temps libre. Les meilleurs jours pour une conférence sont le jeudi et le vendredi.
Fixer une date vous donnera un point fixe à partir duquel compter pour mieux planifier vos préparatifs.
Étape 6 : Réservez le lieu, la location de salle
Une fois que vous connaissez la date, vous pouvez louer une salle de réunion.
En général, les sites peuvent appartenir à trois catégories :
Centre de conférence / salle de réception : ils conviennent mieux aux petits événements
Hôtels : Ceux-ci ont généralement des salles de conférence dédiées et leur propre restauration. Ils ont également tendance à être l'option la plus chère.
Lieux indépendants : Cette catégorie comprend tous les autres types de lieux pouvant accueillir des conférences. Beaucoup d'entre eux se spécialisent dans des types d'événements spécifiques.
Taille : Réserver une salle trop petite où tout le monde doit se faufiler dans une pièce minuscule est clairement une mauvaise idée. De même, sécuriser un lieu géant pour une foule relativement modeste non seulement nuira à votre portefeuille, mais rendra également la conférence vide et peu fréquentée.
Emplacement : Il est préférable de choisir un endroit quelque peu isolé afin que les participants puissent mieux se concentrer sur la conférence elle-même. Encore mieux si le lieu dispose d'un environnement calme et pittoresque pour aider les gens à se détendre.
Atmosphère : Il est essentiel que l'ambiance du lieu convienne à votre public cible et à votre thème. Vous ne voulez pas organiser une conférence d'affaires dans une salle de sport géante, par exemple.
Installations : Le lieu a-t-il la disposition appropriée et les styles de salle de conférence adaptés à vos besoins ? A-t-il les installations nécessaires comme par ex. des salles plus petites pour les séances en petits groupes ?
Hébergement : Le site propose-t-il un hébergement ou y a-t-il des hôtels à proximité ?
Restauration : les prestataires, le service traiteur est-il inclus ? Sinon, y a-t-il des restaurants et des cafés appropriés dans le quartier ? (Gardez à l'esprit toutes les exigences alimentaires particulières : végétarien, hallal, casher, sans noix, etc.)
Transport : Est-il facile pour les participants de se rendre sur le site en transports en commun ? Y a-t-il suffisamment de places de stationnement, de parkings, pour ceux qui conduisent ?
Aspects techniques : Le lieu dispose-t-il du matériel informatique, audio et vidéo adéquat (système sonorisation) ? Vous aurez besoin d’un régisseur pour gérer écrans de projection, vidéoprojecteur, écran blanc, micro, et d'un accès Wi-Fi haut débit.
Lorsque vous négociez avec des lieux potentiels, essayez d'organiser un accès rapide au lieu afin de pouvoir faire un « essai » ou une visite guidée (via whatsapp ou en physique) avec votre équipe avant la conférence. Vous devriez être en mesure de vous assurer que chaque détail est en place avant le grand jour.
Étape 7 : organiser la restauration et les autres fournisseurs [facultatif]
En règle générale, un lieu de conférence dédié fournira également une restauration sur place. Si ce n'est pas le cas, vous devrez faire appel à des fournisseurs externes, un traiteur qualifié.
Décidez du type de rafraîchissements que vous souhaitez offrir et du nombre de pauses qu'il y aura pour la nourriture. Réservez jusqu'à une heure pour le déjeuner et quelques pauses de 15 à 20 minutes pour les pauses-café et les collations (viennoiseries). N'oubliez pas : s'il y a de la place dans votre budget, il est toujours préférable d'opter pour de bons repas chauds au lieu des plateaux repas.
Vous voulez être sûr que l'entreprise de restauration pourra gérer la logistique le jour de l'événement. Votre meilleur pari est de trouver une entreprise locale à proximité du lieu de la conférence pour éviter les problèmes et les retards potentiels liés à la circulation.
N'oubliez pas de vérifier combien de temps à l'avance le traiteur doit connaître l'effectif final, le menu et toute exigence diététique particulière.
Pensez à tout autre fournisseur externe dont vous pourriez avoir besoin, comme une entreprise de décoration ou des fournisseurs d'équipements informatiques spéciaux.
Étape 8 : alignez le système sonorisation (les enceintes)
C'est peut-être l'étape la plus critique de toutes. Vos conférenciers sont les vedettes de votre événemen. Vous voulez une programmation solide afin d'attirer les participants et de garantir une expérience professionnelle.
Un moyen sûr de gagner du terrain ici est de sécuriser d'abord un orateur de renom. Quelqu'un qui est très connu et respecté dans le domaine. Cela renforcera votre crédibilité aux yeux des autres conférenciers potentiels et les rendra plus susceptibles de s'inscrire.
Commencez à chercher des leaders d'opinion qui se concentrent sur les mêmes thèmes que votre conférence. Créez une liste prioritaire des conférenciers potentiels que vous aimeriez inviter. Ensuite, commencez à passer ces appels et à écrire ces e-mails.
Voici quelques points à aborder :
Rémunération : ont-ils besoin de frais de conférencier ou d'autres formes de rémunération pour participer ?
Matériel de support : leur présentation s'appuie-t-elle sur un équipement informatique spécifique ou sur d'autres accessoires ?
Exigences particulières : ont-ils des préférences alimentaires spécifiques ? Auront-ils besoin d'un transport et d'un hébergement organisés pour eux ?
Travaillez sur votre liste au fur et à mesure que vous remplissez les plages horaires allouées avec des conférenciers de qualité.
Vous pouvez également envisager de recruter des conférenciers locaux. Vous économiserez sur le transport et donnerez un air d'authenticité à la conférence.
Étape 9 : Établissez un ordre du jour
Maintenant que les éléments clés sont en place, il est temps de les mettre en forme dans un programme détaillé. Idéalement, vous voulez que votre ordre du jour soit en place au moins quatre mois avant le début de la conférence.
N'oubliez pas que l'objectif principal de la conférence est d'inspirer les gens et d'élargir leurs horizons. Vous ne pouvez pas faire cela sans comprendre vos participants.
Essayez d'entrer dans l'esprit d'un participant type et répondez à quelques questions clés : Quelles sont ses attentes ? Quelles connaissances possèdent-ils déjà et sur quoi aimeraient-ils en savoir plus ? Quels types de sessions (présentations, teambuilding, ateliers, etc.) pourraient le mieux les aider à assimiler les idées discutées ?
Armé de ces informations, vous pouvez commencer à rédiger un ordre du jour. Un programme de conférence de très haut niveau pourrait ressembler à ceci :
Jour 1 :
Discours d'ouverture thématique par un conférencier influent
Présentations des conférenciers
Dîner commun / Cocktails
Jour 2 :
Sessions pratiques et ateliers plus courts
Activités de réseautage et de consolidation d'équipe
Dernier jour:
Conférencier motivateur pour terminer sur une bonne note
En ce qui concerne les sessions plus courtes, vous avez l'embarras du choix : conférences en petits groupes, ateliers, sessions interactives, sessions de questions-réponses et bien d'autres.
Ils dureront généralement de 1 à 2 heures et dépendront du thème de la conférence. Vous devrez également décider si tout le monde doit participer à toutes les sessions ou si plusieurs d'entre elles se déroulent en parallèle et laisser les gens choisir leurs sujets préférés.
Étape 10 : Commencer à inscrire les participants
Il est enfin temps de passer à ce qui est sans doute la partie la plus excitante : amener les gens à s'inscrire à votre conférence !
Étape 11 : Faites la promotion de votre conférence
Vous avez maintenant votre lieu pour l’événement, des conférenciers clés, un programme de conférence clair et un site Web (ou une page d'événement) pour guider les gens. À partir de maintenant, votre objectif principal est de promouvoir la conférence via tous les canaux disponibles.
Si votre conférence n'est pas gratuite, vous voudrez vous installer sur le bon prix. D'une part, les frais de conférence devraient vous aider à couvrir vos frais. D'autre part, vous ne voulez pas tarifer les participants décrits et vous retrouver avec une conférence à moitié réservée. Vous pouvez envisager une échelle salariale variable en fonction du statut professionnel des personnes (par exemple, les étudiants paient des frais de scolarité moins élevés).
Promouvoir votre conférence hors ligne ? Vous souhaitez réaliser un livret de qualité avec l'agenda de la conférence et un lien visible vers votre site internet ou le site de billetterie.
En ligne, vous avez de nombreuses façons de promouvoir votre conférence avec un budget relativement restreint :
Sites de réseaux sociaux, Des forums pertinents où les participants potentiels pourraient se retrouver (par exemple, une communauté d'ingénieurs où vous pouvez promouvoir votre conférence technologique)
Propres blogs et communiqués de presse
Si votre promotion s'appuie fortement sur les médias sociaux, pensez à un hashtag accrocheur que vous pourrez utiliser chaque fois que vous publierez sur la conférence à venir.
N'oubliez pas d'encourager vos conférenciers à promouvoir la conférence auprès de leur public sur leurs propres canaux. Ils ont tout intérêt à le faire et peuvent exposer la conférence à des personnes plus susceptibles d'être rétribuées (après tout, ils aiment déjà vos conférenciers, n'est-ce pas ?).
Invitez des journalistes au sein de votre créneau choisi pour couvrir --- et peut-être même assister --- à la conférence. Lorsque vous contactez les médias, il est préférable de garder votre présentation simple et courte (jusqu'à une page), en vous concentrant principalement sur : qui, quoi, quand, où et pourquoi.
Étape 12 : Prenez soin de la planification sur place
Dans cette étape, vous entrez dans les moindres détails pour déterminer comment les participants navigueront physiquement dans le lieu le jour. Voici quelques-unes des questions auxquelles vous voudrez répondre :
Y aura-t-il une armoire ?
Qui va tenir les portes et scanner les tickets ?
Quels paramètres régionaux seront utilisés pour l'événement principal ?
Quelles salles réserver pour les séances en petits groupes ?
Où les rafraîchissements seront-ils servis ?
Aurez-vous un espace d'exposition où les sponsors et les fournisseurs pourront installer un stand ?
La meilleure façon de procéder est de parcourir l'ordre du jour de la journée et de vous mettre à la place de vos participants. Essayez d'imaginer comment ils agiront le jour J et quels besoins ils pourraient avoir.
Comme nous l'avons déjà mentionné, il est préférable d'avoir un accès rapide au lieu afin que vous puissiez examiner l'espace et préparer un plan détaillé à l'avance. Si vous avez des traiteurs externes ou d'autres fournisseurs, planifiez une visite guidée afin qu'ils se familiarisent également avec l'aménagement, l'emplacement de la cuisine, etc.
En vérifiant les choses en personne, vous êtes bien mieux préparé à résoudre tout problème qui pourrait survenir le jour de la conférence. En parlant de quoi...
Étape 13 : Héberger la conférence
Le grand jour est enfin arrivé! C’est l’inauguration de votre événement !
À condition que vous ayez suivi toutes les étapes ci-dessus et que vous ayez une équipe de bénévoles en charge des activités quotidiennes, vous ne devriez pas vous inquiéter de quoi que ce soit.
Voici quelques situations qui pourraient nécessiter votre attention :
Rappel des haut-parleurs de secours en cas d'annulation de dernière minute
Présentation personnelle de la conférence et des principaux intervenants
S'assurer que les présentations ne dépassent pas le temps imparti
Participer au réseautage et faciliter les conversations
Recueillir les commentaires des participants en personne au fur et à mesure du déroulement de la conférence
Communiquer avec les journalistes et autres reportages sur la conférence
Aujourd'hui, vous récoltez les fruits de votre travail acharné et profitez de la conférence (espérons-le) inspirante.
Étape 14 : Suivi après la conférence
Après tout, vous avez encore un peu de travail à faire.
Vous devez faire un suivi auprès de toutes les personnes impliquées : votre équipe, les conférenciers, les bénévoles, les fournisseurs et, bien sûr, les participants. Vous souhaitez effectuer un suivi pour deux raisons principales :
Dites « Merci » : vous devez remercier tout le monde pour leur participation et leurs efforts. Non seulement c'est une courtoisie courante, mais vous aurez également la possibilité de laisser une impression positive. Il y a de fortes chances que ce ne soit pas votre dernière conférence, vous voulez donc entretenir toutes les connexions que vous avez établies.
Recueillir des commentaires : c'est l'occasion idéale d'entendre ce que les gens ont pensé de la conférence et ce qui pourrait être amélioré à l'avenir.
Le moyen le plus simple de recueillir des commentaires est d'envoyer par e-mail à tout le monde un lien vers un sondage en ligne. Soyez relativement bref et concentrez-vous sur quelques thèmes principaux : Qu'est-ce qu'ils ont le plus aimé de la conférence ? Comment évalueraient-ils les différents éléments (présentations, rafraîchissements, hébergement, etc.) ? Que changeraient-ils ou amélioreraient-ils ?
Essayez de faire un suivi dans quelques jours au plus, pendant que la conférence est encore fraîche dans l'esprit de tout le monde. Les gens ont des horaires chargés et une capacité d'attention limitée, alors n'attendez pas trop longtemps pour entrer en contact.
Lectures complémentaires et outils
Conseils de haut niveau pour recueillir les commentaires du public : Évaluer l'expérience de la conférence : comment obtenir des commentaires utiles de vos délégués
Questions spécifiques à poser : 5 questions à inclure dans votre enquête post-événement
Bonne chance pour votre conférence !