1. Préparer la réunion de travail
2. Choisissez le nombre de participants.
3. Configuration de la salle
4. Établissez un ordre du jour et partagez-le avant la réunion.
5. Fournissez un lien de réunion vidéo et enregistrez la réunion.
6. Désignez un preneur de notes et l’animateur de votre réunion.
7. Laisser la parole aux participants.
8. Commencez et terminez la réunion à l'heure.
9. Terminez la réunion par un plan d'action.
10. Suivi avec documentation, e-mails et réunions supplémentaires, si nécessaire.
11. Choix des menus
1 - Préparer la réunion de travail
La conduite de réunion ne s'improvise pas. Avant de songer à la location de salle de réunion, en toute sérénité prenez le temps de réfléchir à la problématique à résoudre le jour J, et à la manière dont vous souhaitez inclure vos collègues dans cet échange.
Pour éviter la réunionite, et faire que ce séminaire d entreprise, cette demi-journée d’étude, reste un événement professionnel convivial et efficace, il est essentiel de fixer des objectifs pour qu’il n’y ait pas de mauvaises surprises.
2. Définir le nombre de participants.
Une fois que vous avez déterminé la problématique de votre réunion, vous devez maintenant déterminer qui doit être présent.
Allez-vous organiser une réunion en petit comité ou au contraire organiser un séminaire avec un grand nombre de convives ?
Le réflexe à bannir totalement: convier un maximum de personnes, afin que le message passe mieux, que l'information ait plus de portée, ou que les échanges soient plus fructueux.
3 - Configuration de la salle
Il n’existe pas deux réunions similaires. En prêtant attention aux objectifs de votre réunion, à la capacité d'accueil de la salle ainsi qu’au niveau d’interaction souhaité entre l’animateur et les participants, vous pouvez être sûr de mettre en place une configuration qui mènera à une réunion unique et réussie. En fonction du ton que vous souhaitez donner, la salle de réception peut être atypique, lumineuse ou tamisée, modulable, lounge et cosy, ultra-connectée (wifi haut débit, système de sonorisation, climatisée, vidéoprojecteur..) ou au contraire brut pour laisser place à la créativité.
Exemple de configurations :
Salle de réunion en théâtre : Pour un bilan ou faire un point sur vos chiffres et les objectifs, il est conseillé de choisir le format plénière ou format théâtre. C’est la disposition la plus facile et la plus communément utilisée pour une grande salle : des rangées de chaises face à un écran / un vidéo-projecteur ou un orateur. Idéal pour une présentation de produits par exemple. C’est l’agencement le plus facile à mettre en place, quelque soit la forme de la salle de réunion.
Ateliers ou réunion classe : Pour un événement professionnel participatif vous pouvez organiser des espaces de travail en sous commission dans plusieurs salles de réunion avec différentes configurations : atelier de team-building, incentive, brainstorming, en bref l’aspect collaboratif de l’atelier est important
Salle de réunion en U : ll s’agit tout simplement de tables installées en forme de « U » permettant aux personnes assises de visionner un même angle, laissant la possibilité de faire une projection sur un écran blanc ou de rédiger sur un paper-board.. C’est le cadre de travail retenu pour une réunion commerciale ou un meeting où l’on doit rédiger.
Debout : Enfin si vous souhaitez privilégier un format plus informel, vous pouvez inviter vos convives à un afterwork, un moment convivial qui permet de se réunir autour d’un cocktail et de se restaurer avec les services d’un traiteur clé en main.
3. Établissez un ordre du jour et partagez-le avant la réunion.
Au début de votre réunion affichez l’ordre du jour, les sujets que vous souhaitez aborder afin que les participants puissent se préparer à des échanges productifs.
L'ordre du jour doit être publié au plus tard un jour avant la réunion, vous avez la possibilité de le publier une semaine à l’avance pour laisser le temps aux participants de préparer leurs interrogations, et axes d’améliorations.
4. Fournissez un lien de réunion vidéo et enregistrez la réunion.
Il y a de fortes chances que l’intégralité des convives ne puissent pas assister à votre événement pour diverses raisons.
Nous vous invitons donc à enregistrer votre réunion et à envoyer un lien visio aux convives qui ne seront pas présents.
5. Désignez un preneur de notes et l’animateur de votre réunion.
Si vous organisez une réunion avec plus de deux participants, vous devez nommer un preneur de notes et un animateur.
Le preneur de notes et l'animateur ne doivent pas être la même personne car ils jouent deux rôles différents et importants. L'animateur peut être l'organisateur de la réunion ou quelqu'un d'autre, mais il est chargé d'examiner l'ordre du jour au début de la réunion, de lancer les différents sujets à aborder et de s'assurer que le groupe couvre tous les points de l'ordre du jour de la réunion, le temps alloué à chaque sujet.
Le preneur de notes est chargé de noter les sujets abordés sous chaque point de l'ordre du jour, les points d'action et les prochaines étapes, ainsi que les échéances pour les livrables à venir convenues par le groupe. Ensuite, le preneur de notes doit partager la documentation avec l'ensemble du groupe pour examen.
6. Laisser la parole aux participants.
Même si vous avez des points importants à évoquer, le but d'une réunion est de recevoir des commentaires du groupe, ce qui ne peut pas arriver si une seule personne monopolise la parole. Demandez à ceux qui n'ont pas eu l'occasion de s'exprimer et ajoutez des questions telles que “Qu'en pensez-vous tous ?” pour inciter les autres à contribuer.
Une conversation équilibrée met les participants à l'aise et permet une réunion plus efficiente.
7. Commencez et terminez la réunion à l'heure.
Cette responsabilité est partagée par l'organisateur de la réunion et l'animateur . Votre temps et celui de vos collègues est extrêmement précieux. Entre les responsabilités quotidiennes, les autres réunions et les contraintes de temps personnelles, il est inconsidéré et déraisonnable que les réunions d'équipes dépassent le temps imparti.
Cela vient en partie du fait que la réunion commence à l'heure, ce qui est rendu possible par un ordre du jour détaillé et un animateur qui fait avancer la conversation rapidement. Vous pouvez également utiliser une minuterie pour forcer la fin de la discussion si nécessaire.
8. Terminez la réunion avec un plan d'action.
Quel que soit votre poste ou votre secteur d'activité, il n'est peut-être pas possible de s'attaquer à un gros projet ou à un problème difficile en seulement 30 à 60 minutes de réunion. Inévitablement, il y aura des réunions de suivi, des réunions post-mortem et des tâches et livrables sur lesquels votre équipe devra travailler entre-temps.
Lorsque vous terminez la réunion et que vous commencez à perdre l'attention des participants, assurez-vous de ramener la conversation à un plan d'action pour terminer les prochaines étapes pour faire avancer votre projet.N’hésitez pas afficher les actions sur un écran de projection ou les rédiger sur un tableau blanc.
Assurez-vous que tous ceux qui quittent la salle de séminaire sont unis autour de la mission et de la raison pour laquelle vous avez réuni l'équipe en premier lieu.
9. Suivi avec de la documentation, des e-mails et des réunions supplémentaires, si nécessaire.
Si vous êtes l'organisateur de la réunion, vous êtes responsable du suivi avec le groupe, des délais et de l'organisation de réunions de suivi si elles sont nécessaires (ce qui sera très probablement le cas) . C'est à vous de décider si le projet nécessite une réunion hebdomadaire ou bihebdomadaire, un groupe Slack ou un document Google partagé, mais quelle que soit la manière dont vous choisissez de documenter l'avancement, assurez-vous de le partager et de le mettre à jour régulièrement afin que le groupe puisse continuer travailler ensemble sur le projet entre les réunions.
11 - Choix des menus
D’un shooting photo, à des sessions de formation, en passant par le déjeuner client intimiste, le choix du type de repas a son importance et ses codes.
Le temps est une denrée rare et précieuse. Si le planning de votre réunion est serré, il est recommandé d’opter pour des buffets traiteurs ou des plateaux-repas.
Les pauses café sont des moments privilégiés que les collaborateurs apprécient fortement. Il ne faut pas hésiter à être généreux : viennoiseries, jus, pause-café, fruits découpés, petits-déjeuners gourmands…
Le dîner est plus adapté à des événements de type conventions et séminaires. Dans ce cas n’hésitez pas à mettre les petits plats dans les grands. Grandes tables rondes bien dressées, bel éclairage tamisé et service impeccable. De quoi faire oublier aux invités qu’ils ne sont pas chez eux et offrir un moment agréable autour d’un bon dîner, léger et sophistiqué. On peut aussi opter pour les cocktails dînatoires pour clôturer une journée ou un week-end de team building. Cette formule debout favorise l’échange et peut être suivie d’une soirée en musique pour terminer sur une note festive et souder vos équipes.
En cas de régime alimentaire particulier (allergie,sans gluten, végétarien, hallal, etc), il est préférable d'anticiper pour permettre aux prestataires de vous proposer des alternatives.