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Comment choisir une salle de réunion ?



Il arrive souvent dans une entreprise de chercher des salles à louer dédiées à différentes activités. Il peut s’agir d’une salle de formation, d’une salle de conférence, d’une salle de séminaire, d’une salle de réunion voire d’une salle de réception.

L’organisation d’événements professionnels n’est pas du tout facile ou encore le temps de préparation ne suffit pas. Pourtant, le choix de l’endroit est extrêmement important. Il ne doit pas être pris à la légère, car le succès de l’activité en dépend.

Découvrez dans ce guide quelques conseils et les critères à prendre en compte pour vous aider à choisir une location de salles de réunion à Marseille.


Pourquoi louer une salle de réunion ?

Bon nombre d’entreprises organisent des événements et des activités pour motiver les salariés, les amener à découvrir un nouvel environnement de travail et booster leur performance. Cela peut être une formation, un séminaire, une réunion, un team building, etc. Pour y parvenir, il est indispensable de louer une salle de réunion.

Parfois, la structure d’une société ne permet pas de rassembler plusieurs intervenants à la fois. C’est aussi une occasion pour offrir au personnel un cadre de travail différent. Se réunir dans un lieu atypique, original ou encore insolite est un moyen idéal pour soulager l’ambiance de travail stressante.

Une location de salle de réunion à Marseille permet de casser la routine de bureau, consolider la relation des équipes et travailler plus efficacement. En plus, certains événements professionnels tels que les conférences, les séminaires, etc. nécessitent différents outils et matériels de pointe.



Une location de salle de réunion pour quel événement ?

La location d’une salle de réunion à Marseille concerne en fait une salle, qui est particulièrement dédiée à recevoir différents événements d’entreprise. Bon nombre de structures proposent actuellement ces types de prestation : les centres d’affaires ou Business Center, le Palais des Congrès, les hôtels et restaurants, etc. Certaines salles de conférence se trouvent aussi dans des arénas.

Pour assurer la réussite de l’événement, vous avez intérêt à louer un lieu de réunion qui correspond au type d’activité. Veillez à ce que l’espace reflète l’ambiance envisagée. Entre autres, pour organiser un séminaire d’entreprise, privilégiez un endroit atypique, convivial et surtout spacieux.

Les assemblées générales se déroulent souvent dans des salles confortables, aérées et dotées d’une superficie pouvant accueillir un grand nombre de participants. Ces lieux de réunion doivent être flexibles et modulables. C’est-à-dire que la disposition des salles peut varier en fonction de vos besoins et vos activités.

Le cadre idéal est propice à la réflexion. Il dispose d’une bonne lumière naturelle, avec des murs de teinte claire et douce, et si possible d’un environnement verdoyant. Une grande salle de réunion confortable et modulable convient aussi aux sessions de formation. Préférez des salles équipées (projecteur, tableau blanc, écran, accès à Internet, sonorisation, micros, etc.).


Quel type de salle de réunion choisir ?

Le choix de la location de salle de réunion à Marseille affecte l’ambiance et le déroulement de l’événement. Il faut donc commencer par trouver un cadre de travail efficace pour optimiser la performance des participants.

Préférez une salle équipée et spacieuse, incluant une table de réunion, des chaises, un tableau blanc, etc. Ce sera encore mieux s’il existe en plus un espace extérieur comme un jardin ou une terrasse pour l’afterwork et les pauses-café. La présence d’un patio intérieur favorise l’entrée de la lumière du jour.

Outre la réunion de travail, l’établissement propose souvent le service traiteur pour les déjeuners au cas où le rassemblement se déroule tout au long de la journée.



Quelques critères importants à prendre en compte

C’est important de choisir un endroit particulier pour organiser des événements d’entreprise. Mais face à la diversité de la location de salles de réunion à Marseille, la sélection s’annonce très difficile. Pour faciliter votre tâche et découvrir l’endroit selon vos besoins, vous devez respecter certains critères.


La localisation

En campagne ou en centre-ville, la location géographique fait partie des éléments déterminants pour un espace de réunion. Il est plus judicieux de l’adapter aux adresses des participants. Choisissez un lieu facilement accessible via les transports en commun.

Organiser un événement dans un espace de coworking situé au cœur d’un quartier prestigieux ou un centre d’affaires représente de multiples avantages. En fait, cette option vous fera bénéficier du dynamisme de la zone (commerce, transport, restauration…).

La capacité d’accueil

Chaque salle de réunion a sa propre superficie. Et votre choix dépend du nombre de participants. Rien de plus désagréable que de devoir supporter la chaleur d’un espace trop étroit ou de se perdre dans une grande salle de conférence.

La disposition des salles

La disposition de la salle de réunion peut être adaptée à l’agencement souhaité pour gagner davantage en convivialité. Le format en U permet par exemple aux managers d’apercevoir tous les intervenants. C’est parfait s’il y a un écran de projection. Il est également possible de réorganiser l’espace en théâtre ou en classe.

Optez pour un aménagement plus original afin de créer une ambiance ludique et originale dans vos réunions professionnelles. Vous pourrez créer entre autres une salle de réunion créative en installant des chaises suspendues. Le confort des assises attirera certainement la curiosité des participants.

Pour un team-building, la mise en place de différents objets de divertissement sera un plus.

L’équipement

L’équipement constitue la base du bon déroulement de l’événement. Il faut adapter le matériel nécessaire à l’événement professionnel.

Parmi les plus sollicités, on peut citer l’écran de projection, le vidéoprojecteur, le tableau blanc, les micros et les haut-parleurs pour animer les présentations et d’autres sessions de brainstorming.

Pour faire une visioconférence, vous avez besoin d’un accès à la connexion Internet Wifi ou Internet haut débit.

Le budget

La location d’une salle de réunion à Marseille dépend également de votre budget. Tous les prestataires proposent différentes offres à des prix très variés. Certains d’entre eux proposent des services clé en main avec des déjeuners, la livraison de plateaux-repas, le cocktail dînatoire, etc. Il est donc nécessaire d’allouer au préalable un budget approprié.

Vous connaissez à présent comment choisir une location de salle de réunion. Senssi propose au cœur de Marseille des espaces de travail privatisables pouvant accueillir séminaire, réunion, formation, etc. Cela peut être en petit comité jusqu’à 50 personnes selon vos besoins. En conclusion, la sélection varie en fonction du type d’événement professionnel à organiser.


L'équipe Senssi

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