Il arrive parfois dans les entreprises d’organiser un événement professionnel pour différentes raisons. Qu’il s’agisse de réunions de travail, de séminaires, de conférences, de team building, ou encore de formations, l’objectif consiste à améliorer la performance des salariés, les motiver et leur permettre d’expérimenter un nouvel environnement de travail.
Dans ce cas, il est indispensable de louer une salle de réunion, une salle de séminaire, une salle de conférence, une salle de formation ou libérer tout simplement un espace de coworking. Il s’agit de lieux de réunion très importants pouvant accueillir des événements professionnels.
Afin de réussir chaque activité, vous devez faire le bon choix d’une location de salles de réunion à Marseille. La taille de la pièce fait partie des critères à prendre en compte. Découvrez dans ce qui suit les éléments à considérer pour trouver la dimension appropriée en fonction de vos besoins
À quoi sert une location de salle de réunion à Marseille ?
Une location de salle de réunion à Marseille est idéale pour les réunions d'entreprise, les séminaires, les formations, les conférences ou tout autre événement professionnel. Les salons sont équipés d'écrans, de projecteurs, d'ordinateurs, de téléphones et de systèmes de conférence pour garantir une réunion productive et fructueuse. Les salles de réunion peuvent également être équipées de tables et de chaises, de cuisines et de salles de bain pour le confort des invités. Les espaces de locations peuvent être réservées à court terme pour des réunions ponctuelles ou à long terme pour des événements récurrents.
En quête de performance, les entreprises se lancent dans l’organisation d’événements professionnels (formations, réunions et séminaires, assemblées générales, visioconférence, etc.) pour réunir leurs collaborateurs. C’est nécessaire pour développer les compétences et les activités du personnel, assurer la cohésion de l’équipe ou fournir de nouvelles connaissances.
Pour organiser des conférences, des séminaires ou des formations, l’entreprise a besoin de réserver une salle de réunion permettant d’accueillir le bon nombre participants. Mais choisir un espace de travail doté d’une superficie appropriée pour le rassemblement n’est pas une simple affaire.
Il n’est pas correct de passer des heures à supporter la chaleur dans un espace trop petit. C’est aussi impensable de louer une grande salle de conférence qui n’en vaut pas la peine.
Choisir la superficie en fonction du nombre de participants
Pour bien choisir la taille pour une location de salle de réunion à Marseille, il faut prendre en compte certains facteurs primordiaux, dont le type d’événement professionnel et le nombre d’invités. Vous devrez vous rendre compte, dès le début, de l’effectif de tous les participants.
Le nombre de participants déterminera la superficie nécessaire pour accueillir un événement. La superficie nécessaire dépendra de la taille et de la configuration de l’espace, ainsi que de la quantité de mobilier et d’équipement nécessaire. Pour une réunion de 10 personnes, par exemple, il faudrait une superficie d’environ 50 m². Pour un événement de 100 personnes, il faudrait environ 200 m².
Chaque salle doit disposer en moyenne d’une superficie comprise entre 0,5 et 1 m² par personne, au cas où les intervenants restent debout durant un cocktail dînatoire. Par ailleurs, chacune des personnes assises nécessite dans les espaces de réunion 1,5 m² à 2 m² pour rester à l’aise.
Différente et atypique, une pièce créative favorise l’innovation et rend plus facile le travail collaboratif. Elle incite à l'inventivité de chaque intervention. Dans ce cas, tout le monde doit être vu et aussi entendu.
Choisir l’espace de réunion suivant le type d’événement
Que ce soit une réunion de travail rapide, un atelier de brainstorming ou un séminaire résidentiel, il est important de définir l’utilité du lieu des réunions. La disposition des salles détermine si celles-ci vont être plus ou moins étendues.
Les réunions rapides
Des réunions rapides et informelles peuvent être organisées au cœur même de l’open space en créant différentes configurations. Lors des séances de plénière, certains organisateurs prévoient, en plus des travaux de groupe, des moments ludiques, sans avoir à réagencer l’espace.
Les réunions de présentation
Dans le cadre des réunions de présentations, les deux acteurs principaux, dont le présentateur et les auditeurs, doivent assurer leur rôle dans les meilleures conditions. Sur ce, il faut mettre en place des mobiliers confortables et des équipements appropriés pour assurer une présentation de qualité.
L’aménagement en fonction de la taille de la salle
Comme le type d’événement professionnel définit la taille et la capacité d’accueil à privilégier lors d’une location de salle de réunion à Marseille. Pour cette raison, les prestataires comme les centres d’affaires (ou Business center en anglais) proposent différentes offres en termes de salles disponibles.
À cet effet, vous pourrez louer une grande salle équipée de cloisons modulables pour l’agencer selon vos besoins. À titre d’exemple, une salle de 40 m² est suffisante pour être aménagée à votre guise. Elle permet également de favoriser les petits groupes d’échange.
Les grands événements exigent un lieu de réunion plus étendu, composé parfois de nombreuses salles entièrement équipées et des espaces de travail. À cela s’ajoute la terrasse pour les pauses-café ou un coin lounge pour se détendre.
L’essentiel est de trouver un prestataire qui dispose de salles de réunion offrant la possibilité aux professionnels de travailler et de se réunir dans de bonnes conditions, avec des équipements de qualité. Le confort des intervenants reste primordial, notamment lors des débats qui s’éternisent.
Il n’est pas rare de trouver un lieu idéal qui, en plus de la salle à louer, dispose d’une formule clé en main. Cette prestation s’accompagne des déjeuners ou des plateaux-repas pour participer à l’événement en toute sérénité.
Les points essentiels à prendre en compte pour trouver une location d’espace parfaite
L’agencement de l’espace garantit le succès de vos réunions professionnelles. Néanmoins, il varie en fonction du type de meeting à organiser. À noter que les mobiliers adoptés reflètent souvent l’image de l’entreprise. Pour calculer la dimension requise, vous avez donc intérêt à considérer le besoin d’espace pour tous les équipements. Ces derniers font partie de la location de salle de réunion à Marseille.
Les dimensions des assises
Privilégiez des modèles ludiques et confortables, pour stimuler la créativité de chaque collaborateur. Si vous souhaitez organiser des conférences, il est plus judicieux d’utiliser des chaises équipées de tablettes.
Pour disposer les sièges en théâtre, prévoyez un espacement d’au moins 45 cm entre deux rangées. Ainsi, tout le monde pourra installer ses jambes confortablement. Une distance de 60 cm est également requise pour chaque individu autour de la table.
La longueur de la table de réunion
Si vous avez besoin de flexibilité, un modèle modulable est recommandé. Les salles de réunion de 40 m² équipées de tables en U possèdent une capacité d’accueil entre 6 et 20 personnes. Entre 12 et 20 personnes pourront se réunir dans un même espace autour des tables rondes, ovales ou rectangulaires. Ceci étant, les amphithéâtres peuvent accueillir plus de 30 participants.
Le tableau blanc, très important pour des séances de brainstorming
Le projecteur
Le vidéoprojecteur
L’écran de projection
Le paper-board
La sonorisation
L’espace de circulation
Vous avez pu découvrir au travers de cet article les différents points à considérer avant de découvrir la taille pour une salle de réunion à Marseille. Senssi propose de louer un espace de réunion d’une capacité d’accueil de 100 m² pour vos événements professionnels. L’endroit est bien équipé pour accueillir jusqu’à 50 personnes en cocktail et 30 personnes assises en séance plénière.
L'équipe Senssi